Si tu empresa utiliza Microsoft 365, es muy probable que tus empleados tengan acceso tanto a SharePoint como a OneDrive. Y también es probable que más de uno los confunda, los use indistintamente o, directamente, solo use uno de los dos sin saber que el otro existe. No es un problema raro: ocurre en la mayoría de las pymes que acompañamos desde MAG Systems cuando empiezan a trabajar en la nube.
La buena noticia es que elegir bien entre ambas herramientas no requiere ser experto en tecnología. Solo hace falta entender para qué está diseñada cada una. Y eso es exactamente lo que vas a encontrar en este artículo.
¿Qué es cada herramienta?
OneDrive es el almacenamiento personal en la nube de cada usuario. Piensa en él como el disco duro privado de cada empleado, pero accesible desde cualquier dispositivo y con posibilidad de compartir archivos puntuales con otras personas. Cada cuenta de Microsoft 365 Business incluye 1 TB de almacenamiento por usuario.
SharePoint, en cambio, es una plataforma de colaboración y gestión documental pensada para los equipos. No pertenece a ningún empleado en concreto: pertenece a la organización. Es el lugar donde viven los documentos que son de todos, los procesos compartidos y la información corporativa.
Una forma sencilla de recordarlo: OneDrive es tu cajón personal. SharePoint es el archivador de la oficina que todos pueden consultar y actualizar.
Diferencias clave entre ambas
| Característica | OneDrive | SharePoint |
|---|---|---|
| Propiedad del contenido | Personal (del usuario) | Corporativa (del equipo u organización) |
| Colaboración simultánea | Limitada | Avanzada y nativa |
| Control de permisos | Básico | Granular por carpeta, sección o usuario |
| Integración con Teams | Parcial | Total (cada canal de Teams tiene su SharePoint) |
| Ideal para | Trabajo individual o borradores | Documentación compartida y procesos de equipo |
Cuándo usar SharePoint y cuándo OneDrive
Usa OneDrive cuando…
- Estás trabajando en un documento que todavía no está listo para compartir con el equipo.
- Necesitas tener acceso a tus archivos desde el móvil, la oficina o casa sin depender de nadie más.
- Quieres enviar un archivo puntual a un cliente o colaborador externo sin darle acceso a ninguna carpeta corporativa.
- Guardas materiales de uso personal: plantillas propias, notas, referencias privadas.
Usa SharePoint cuando…
- El documento es de uso colectivo: un contrato tipo, el manual de bienvenida, el catálogo de productos actualizado.
- Varios miembros del equipo necesitan editar el mismo archivo al mismo tiempo.
- Quieres que, si un empleado se va de la empresa, los documentos no desaparezcan con su cuenta.
- Necesitas versionar documentos automáticamente y saber quién hizo cada cambio y cuándo.
- Estás organizando la documentación por departamentos: Recursos Humanos, Contabilidad, Comercial…
Un ejemplo muy habitual: una empresa de 12 personas tiene su propuesta comercial estándar guardada en el OneDrive de la persona que la creó hace tres años. Cuando esa persona deja la empresa, el archivo desaparece o queda inaccesible. Si ese documento hubiera vivido en SharePoint, el equipo comercial podría seguir usándolo sin interrupciones.
Errores habituales en las pymes
El error más frecuente que vemos es usar OneDrive como si fuera SharePoint: guardar ahí documentos corporativos, compartir carpetas enteras con el equipo y crear una estructura que, en realidad, depende de la cuenta de un empleado. Esto genera problemas de seguridad, pérdida de información y falta de control.
El segundo error es el contrario: no usar OneDrive para nada y meter en SharePoint hasta los borradores y los apuntes personales, ensuciando la estructura documental de la empresa.
La solución pasa por definir una política clara desde el principio: qué va a cada sitio, quién tiene acceso a qué y cómo se nombran las carpetas. Puede parecer un detalle menor, pero cuando una pyme llega a los 20 o 30 empleados sin esa estructura, el caos documental se convierte en un problema real de productividad.
¿Tu equipo trabaja con Microsoft 365 pero sin una estructura clara en la nube? En MAG Systems ayudamos a pymes de Sant Cugat y alrededores a organizar su entorno Microsoft de forma que realmente funcione: permisos bien definidos, documentación accesible y sin riesgos de pérdida de información.
En definitiva, SharePoint y OneDrive no son rivales: son complementarios. La clave está en saber cuándo usar cada uno. Con una configuración adecuada, tu equipo ahorrará tiempo buscando archivos, reducirá errores por versiones desactualizadas y ganará en seguridad sin complicarse la vida.
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